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Etat civil

Les services municipaux
sont à votre disposition au

04 67 11 86 00

Acte de naissance :

Vous pouvez obtenir la copie de cet acte si vous êtes :

  • La personne concernée par l'acte (si vous êtes majeur), son représentant légal, son époux ou son épouse
  • Un ascendant de la personne concernée (parents, grand-parents)
  • Un descendant de la personne concernée (enfants ou petits-enfants majeurs)
  • Ou un professionnel autorisé par la loi (avocat, notaire....)

Acte de mariage

Vous pouvez obtenir la copie intégrale ou extrait avec filiation de cet acte si vous êtes :

  • La personne concernée par l'acte (chacun des époux)
  • Un ascendant de la personne concernée (parents, grand-parents)
  • Un descendant de la personne concernée (enfants ou petits-enfants majeurs)
  • Ou un professionnel autorisé par la loi (avocat, notaire...)

J'ai besoin d'un acte de mariage. Je demande en ligne cet acte auprès de la commune du lieu de l'évènement. Il est possible que votre commune de mariage ne propose pas ce télé-service, auquel cas il faudra effectuer la demande par écrit.

http://vosdroits.service-public.fr/F1432.xhtml

Acte de décès

J'ai besoin d'un acte de décès. Je demande en ligne cet acte auprès de la commune où a été déclaré le décès. Il est possible que la commune où a été déclaré le décès ne propose pas ce télé-service, auquel cas il faudra effectuer la demande par écrit.

http://vosdroits.service-public.fr/F1444.xhtml

Livret de famille

http://vosdroits.service-public.fr/F1345.xhtml

 

Je change d'adresse

J'ai trouvé un nouveau logement et je vais bientôt déménager. J'ai des démarches à effectuer auprès de l'administration et des organismes qui gèrent mes dossiers. (Nous vous invitons à consulter l'onglet "Nouvel Arrivant" qui détaille toutes les démarches à réaliser et le moment où les réaliser).

Changement de mes coordonnées auprès des différents services administratifs

Ce service vous permet en quelques clics de déclarer le changement de coordonnées de votre foyer à plusieurs organismes publics, semi-publics ou privés. Après avoir saisi les informations demandées et la validation du dossier, le site se charge d'envoyer vos nouvelles coordonnées aux organismes que vous avez sélectionnés.

Nous vous conseillons de vous munir des courrier(s), attestation(s) ou relevé(s) de consommation contenant votre identification afin d'effectuer une déclaration complète.

https://mdel.mon.service-public.fr/je-change-de-coordonnees.html

Je me marie

Le mariage est un acte juridique solennel qui suppose le respect de conditions légales et l'accomplissement d'un certain nombre de formalités.

http://vosdroits.service-public.fr/N142.xhtml

Vos démarches sur service-public

Question-réponse

Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?

Vérifié le 21/02/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif : en effet, selon la situation, d'autres documents peuvent être à conserver.

Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :

  • <a href="https://www.ville-colombiers.fr/vie-pratique/mes-demarches/etat-civil/?xml=F1119">Déclaration de l'association</a> (copie du dossier déposé en préfecture)
  • <a href="https://www.ville-colombiers.fr/vie-pratique/mes-demarches/etat-civil/?xml=F34733">Récépissé de la déclaration</a>
  • Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
  • Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (<span class="expression">témoin de parution</span>)
  • <a href="https://www.ville-colombiers.fr/vie-pratique/mes-demarches/etat-civil/?xml=F1120">Statuts</a> modifiés par ordre chronologique
  • <a href="https://www.ville-colombiers.fr/vie-pratique/mes-demarches/etat-civil/?xml=F35042">Règlements intérieurs</a> modifiés par ordre chronologique

Ils doivent être conservés pendant <span class="miseenevidence">toute la durée d'existence de l'association</span>.

Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.

Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) <span class="miseenevidence">ne peuvent pas</span> être conservées après leur démission ou leur radiation.

Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).

Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :

  • Convocations de l'assemblée générale
  • Feuilles d'émargement, pouvoirs
  • Procès-verbaux d'assemblée
  • Bilan d'activités
  • Rapports du commissaire aux comptes

Ils sont à conserver <span class="miseenevidence">au minimum 5 ans</span>.

Les documents financiers sont les suivants :

  • Comptes annuels
  • Livres comptables
  • Pièces justificatives

Ils doivent être conservés <span class="miseenevidence">au minimum 10 ans</span> .

Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver <span class="miseenevidence">au minimum 6 ans</span>.

Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

5 ans

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...

5 ans

Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires

3 ans

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

1 an

Déclaration d'accident du travail auprès de la <a href="https://www.ville-colombiers.fr/vie-pratique/mes-demarches/etat-civil/?xml=R15469">CPAM</a>

5 ans

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Titres de propriété et actes de ventes

Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.

Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer

Durée du contrat + 5 ans

Contrat d'assurance

Durée du contrat + 2 ans

Factures de gaz et d'électricité

2 ans

Factures d'eau

  • 4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)
  • 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée

Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet

1 an

La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un <span class="miseenevidence">intérêt historique</span>.

Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.

Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Documents portant sur la création de l'association

Illimitée

Documents portant sur le fonctionnement de l'association

Au moins 5 ans

Documents financiers

Au moins 10 ans

Documents fiscaux

Au moins 6 ans

Documents portant sur les personnes de l'association

Variable (entre 1 et 5 ans)

Documents portant sur les locaux de l'association

Variable (entre 1 an et illimité)

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